Projekt- und Finanzierungskonzept erarbeiten

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür, aus Ihrer Idee eine detaillierte Projektbeschreibung zu entwickeln. Auf Grundlage dieses ausführlichen Projektkonzepts können Sie planen, wie Sie Ihr Vorhaben am besten finanzieren.

Nach dem ersten Kontakt mit einer Förderorganisation sollten Sie unter anderem klären:

• Wie viele Eigenmittel müssen Sie einbringen?
• Können Sie sich das leisten?
• Gehen alle Verantwortlichen in Ihrer Organisation da mit?
• Für welche Posten (Personal, Angebote für die Zielgruppe, Veranstaltungen) sollten Sie wie viel Geld einplanen - und woher kommt es?

Erarbeiten Sie ein Finanzierungskonzept. Am meisten Geld sollten Sie für feste Mitarbeiter*innen einplanen. Auch die Honorare für Dienstleister*innen wie Moderator*innen oder Referent*innen sind ein großer Posten.

Wofür Sie Geld und andere Ressourcen einplanen sollten

Unsere Erfahrungen bei Kommune Inklusiv haben gezeigt: Es ist sinnvoll, folgende Aspekte in Ihrem Finanzierungskonzept zu berücksichtigen:

Prozessbegleitung: Prozessbegleiter*innen bringen den wertvollen Blick von außen ein, unterstützen die Projektleitung und können bei Konflikten vermitteln. Mehr dazu, weshalb eine Prozessbegleitung ein Gewinn für Ihr Projekt ist, lesen Sie unter „Rolle der Prozessbegleitung“.

Öffentlichkeitsarbeit: Dazu gehören beispielsweise die Erstellung und Pflege von Internetseiten und Social-Media-Kanälen, die Herstellung von Infomaterial – auch in Einfacher und Leichter Sprache – und Honorare für Fotograf*innen oder Filmemacher*innen. Warum Öffentlichkeitsarbeit wichtig ist, erfahren Sie unter „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit organisieren“.

Moderation: Größere Veranstaltungen mit viel Publikum sollten professionell moderiert sein. Externe Moderator*innen können auch sinnvoll sein, um Konflikte im Projektteam oder im Netzwerk zu lösen. Außerdem brauchen verschiedene Partizipationsmethoden eine Moderation.

Barrierefreiheit: Planen Sie Geld ein für Übersetzer*innen und Gebärdensprach-Dolmetscher*innen, für Infomaterial in Braille-Schrift, für Induktionsschleifen und mobile Rampen.

Professionalisierung und Qualifizierung: In Fortbildungen, Seminaren und Workshops erweitern Projektleitung, Projektmitarbeiter*innen und Netzwerkpartner*innen ihre Fähigkeiten und ihr Wissen. Beispielsweise zu den Themen Netzwerkaufbau, Partizipation oder Projektmanagement. Planen Sie Seminar- und Fahrtkosten ein. Welche Qualifizierungen die Aktion Mensch für inklusive Netzwerkprojekte anbietet, erfahren Sie unter „Durch Qualifizierung Inklusionsprofi werden“.

Vernetzungs- und Diskussionsrunden: Netzwerktreffen, Sitzungen von Arbeitsgruppen und Steuerungsgremien oder Podiumsdiskussionen kosten Geld und brauchen Ressourcen. Mehr dazu lesen Sie unter „Ein inklusives Netzwerk aufbauen“ und „Erfolgreich zusammenarbeiten“.

Was Sie beim Antragstellen beachten sollten

Ein Fördermittel-Antrag ist eine Bewerbung: Ihre Organisation bewirbt sich um finanzielle Unterstützung. Wie bei der Bewerbung um einen Job ist es deshalb wichtig, dass Ihr Antrag zeigt: Sie sind kompetent, Sie wissen, was Sie wollen, und Sie wissen, was die Geldgeber*innen wollen. Ihr Antrag sollte zur Ausschreibung und zu den Förderbedingungen passen.

Am besten bestimmen Sie eine Person aus Ihrer Organisation, die für die Erstellung des Antrags zuständig ist und den Überblick behält. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie alle benötigten Unterlagen in aktueller Form haben. Das können Satzungen, Bestätigungen über Zuschüsse anderer Geldgeber*innen oder Entwürfe von Kooperationsvereinbarungen sein.

Manchmal empfiehlt es sich, sich für die Antragstellung Unterstützung von außen zu holen. Es gibt Unternehmen und selbstständige Berater*innen, die Ihnen bei dieser wichtigen Aufgabe helfen können. Sie stellen beispielsweise sicher, dass Sie in Ihrem Antrag keinen Formfehler machen. Formfehler können sein: Sie halten eine Frist nicht ein, Sie schicken ein wichtiges Dokument nicht mit, Ihnen fehlt eine Unterschrift.

Informieren Sie sich, ob die Förderorganisation die Kosten für eine externe Beratung übernimmt. In den meisten Fällen werden Sie sie selbst zahlen müssen. Doch es kann sich lohnen – vor allem bei größeren und komplizierteren Anträgen. 

Nach den Erfahrungen von Stefan Burkhardt, Beratung und Begleitung Sozialer Arbeit, lehnen Geldgeber*innen Anträge unter anderem aus folgenden Gründen oft ab:

• Ihre Organisation ist nicht förderfähig.
• Sie haben eine Zielgruppe gewählt, die die Geldgeber*innen nicht fördern.
• Sie wollen Ihr Projekt in einer Region starten, die nicht im Fördergebiet liegt. So fördern beispielsweise Landesstiftungen in erster Linie Projekte im eigenen Bundesland. 
• Ihr Antrag ist formal nicht vollständig.
• Sie reichen Ihren Antrag zu spät ein.
• Sie haben mit Ihrem Vorhaben begonnen, bevor Sie den Antrag gestellt haben.
• Sie wollen ein laufendes Projekt fördern lassen. Das machen nur einzelne Förderorganisationen.
• Sie wollen Aktivitäten fördern lassen, die ein bestehendes Projekt erweitern, die aber kein neues Projekt sind. Auch das machen nur einzelne Förderorganisationen.
• Sie wollen Betriebskosten fördern lassen, beispielsweise Stromkosten oder Miete für bestehende Räume, die Ihnen Projektpartner*innen wie die Kommunalverwaltung zur Verfügung stellen. Kaltmieten für Räume wiederum, die Sie speziell für Ihr Projekt neu anmieten, werden üblicherweise gefördert.
• Sie wollen Kosten fördern lassen, die staatliche Pflichtaufgaben sind: zum Beispiel Assistenz- und Pflegekosten auf Freizeiten für Menschen mit Behinderung.

Diese Liste zeigt: Es ist wichtig, dass Sie die Förderbedingungen kennen. Lesen Sie sie also sehr genau. Lassen Sie sich zusätzlich von den Mitarbeiter*innen der Förderorganisationen beraten, stellen Sie Fragen. Selbst wenn die Förderbedingungen es nicht vorsehen, dass eine bestimmte Aktivität gefördert wird: Möglicherweise finden Sie gemeinsam doch eine Lösung.

Planen Sie viel Zeit ein: Von der erfolgreichen Suche nach einem Förderprogramm bis zur Bewilligung der Förderung können viele Monate vergehen: Sie müssen ein Finanzierungskonzept erstellen, das Konzept in den Förderantrag einbeziehen, den Antrag möglicherweise mit Entscheider*innen in Ihrer Organisation und mit anderen Netzwerk-Partner*innen abstimmen. Anschließend braucht die Förderorganisation Zeit, den Antrag zu bearbeiten. 

Mehr Tipps zur Antragstellung gibt es im Infoblatt "Tipps für einen erfolgreichen Förderantrag (PDF) ".

Regelmäßige Evaluation hilft, die Finanzierung zu sichern

Denken und planen Sie von Beginn an mit, wie Sie Ihr Projekt nach der ersten Förderung weiter finanzieren. Wenn Sie Ihr Projekt regelmäßig überprüfen, finden Sie heraus, welche Zielgruppen bisher zu wenig oder noch gar nichtbeteiligt sind. Und welche Handlungsfelder Sie künftig mitdenken sollten, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Dadurch können Sie neue Ideen für neue Maßnahmen entwickeln und somit neue Fördermöglichkeiten eröffnen.

Die Erkenntnisse aus der Evaluation und die daraus entstandenen Ideen für Maßnahmen und neue Finanzierungsmöglichkeiten können Sie nutzen, um ein Konzept zu erstellen, wie sich Ihr Projekt erfolgreich weiterentwickeln lässt.Vielleicht bekommen Sie auch Ideen für ein ganz neues Projekt. Je früher Sie einen konkreten Plan haben, wie es mit Ihrem Projekt weitergehen kann, desto früher können Sie sich um eine Weiter-Finanzierung kümmern.

Mehr darüber, wie Sie Ihr Projekt nachhaltig erfolgreich aufstellen, lesen Sie unter 3. Phase: Verstetigung.