Prozessbegleitung - der hilfreiche Blick von außen

Eine Gruppe von etwa 20 Menschen hört dem Vortrag eines Mannes zu.

Bei Kommune Inklusiv unterstützen Prozessbegleiter*innen die Netzwerke in den fünf Kommunen Schneverdingen, Schwäbisch Gmünd, Erlangen, Rostock und Nieder-Olm. Sie sind erste Ansprechpartner*innen für die Projektleiter*innen und beraten die Netzwerk-Partner*innen: beispielsweise dazu, wie sie vor Ort ihr Netzwerk am besten aufbauen und wie sie zusammenarbeiten, damit das Projekt Erfolg hat.

Warum eine Prozessbegleitung ein Gewinn für jedes Inklusionsprojekt ist und wie sie sich organisieren lässt, lesen Sie hier.

Das empfiehlt die Aktion Mensch

  • Lassen Sie Ihr Inklusionsprojekt von Berater*innen begleiten: Das kann eine Prozessbegleitung sein oder eine wissenschaftliche Begleitung mit beratender Funktion.
  • Planen Sie die professionelle Begleitung von Anfang an finanziell und strategisch ein.
  • Klären Sie zu Projektbeginn gemeinsam mit der Prozessbegleitung, welche Rolle sie erfüllen und welche konkreten Aufgaben sie übernehmen soll.
  • Falls keine professionelle Prozessbegleitung möglich ist: Planen Sie andere Überprüfungsmethoden ein. Beispielsweise einen Tag mit einer externen Moderation, an dem Sie den Stand Ihres Projektes gemeinsam reflektieren.
  • Denken Sie daran: Der Erfolg Ihres Projekts hängt nicht von der Anzahl der umgesetzten Maßnahmen ab. Sondern von einer guten Planung, einem klar strukturierten Netzwerk und Arbeitsprozessen sowie einer Aufgabenverteilung, die eindeutig auf Ihre Projektziele ausgerichtet sind.

Gemeinsam Herausforderungen meistern und Prozesse optimieren

Die Erfahrungen aus Kommune Inklusiv zeigen: Jede Stadt, jede Gemeinde, jeder Landkreis ist anders aufgestellt und unterschiedlich weit fortgeschritten auf dem Weg zu einer inklusiven Gesellschaft.

Das bedeutet für die Prozessbegleitung: Ihre Rolle und ihre Aufgaben hängen davon ab, wie die Situation vor Ort ist, welche Wünsche und Bedürfnisse die Menschen haben. Und welche Ziele ihr Inklusionsprojekt als Konsequenz erfüllen soll. Das heißt auch, dass die Prozessbegleitung ihr Vorgehen auf jede Gemeinde oder Stadt individuell ausrichtet.

Klären Sie deshalb vor Projektbeginn mit den Prozessbegleiter*innen so konkret wie möglich: Welche Aufgaben und Rolle sollen sie übernehmen? Bei welchen Aufgaben wünschen Sie sich von der Prozessbegleitung Unterstützung? Soll die Prozessbegleitung Ihnen zum Beispiel bei der Erstellung eines Projektplans helfen? Oder bei Konflikten vermitteln?

Vereinbaren Sie zusammen mit der Prozessbegleitung Erfolgskriterien. An denen können Sie während des Projekts gemeinsam überprüfen, ob das Projekt auf dem Weg ist, seine Ziele zu erfüllen.

Haben Sie Ihr Projekt nach dem Prinzip der Wirkungslogik geplant, können Sie sich an den Schritten und Zielen dieser Planung orientieren. Erfolgskriterien sind dann beispielsweise: Die Projektaktivitäten finden wie geplant statt. Die Angebote erreichen die Zielgruppen. Die Projektpartner*innen bringen sich wie geplant ein. Die Partner*innen erweitern ihre Fähigkeiten.

Optimal ist es, wenn Sie Ihr Projekt von Anfang an durch eine Prozessbegleitung unterstützen lassen. Sie können sie aber auch zu einem späteren Zeitpunkt an Bord holen. Spätestens wenn in einem Netzwerk Konflikte auftreten, empfiehlt es sich, sie mit Hilfe einer externen Beratung zu lösen.

Das leistet eine Prozessbegleitung

1. Prozesse planen und Strukturen optimieren

Zusammen mit der Projektleitung schauen sich die Prozessbegleiter*innen an, wie die Netzwerkgremien miteinander arbeiten.

  • Welche Netzwerkgruppen gibt es?
  • Welche Funktion haben sie?
  • Wie oft treffen sie sich?
  • Wie tauschen sie Informationen untereinander aus?

Fragen zu Strukturen und Abläufen können die Prozessbegleiter*innen gemeinsam mit der Projektleitung klären. 

Wenn etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte, schlägt die Prozessbegleitung Lösungen vor und setzt sie mit den Netzwerkpartner*innen um. Ziel ist, dass alle Netzwerkgremien so miteinander arbeiten, dass das Projekt gut vorankommt.

Eine Prozessbegleitung stärkt die Menschen und ihre Kompetenzen vor Ort: beispielsweise indem sie mit den Netzwerkpartner*innen immer wieder bespricht, welche Fähigkeiten und welches Wissen sie im Netzwerk bereits haben und welche sie zusätzlich brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Berater*innen können Weiterbildungen empfehlen, mit organisieren und möglicherweise auch selbst durchführen.

So kann eine Prozessbegleitung der Projektleitung beispielsweise eine Fortbildung zum Thema Moderation empfehlen. Gute Moderator*innen werden in Netzwerken oft gebraucht, beispielsweise für Netzwerktreffen, Gremiensitzungen oder Konfliktgespräche. Im Rahmen von Kommune Inklusiv haben die Netzwerkkoordinator*innen aller Kommunen an einer Fortbildung zu Presse- und Öffentlichkeitsarbeit teilgenommen. Denn Wissen und Handwerkszeug in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sind ebenfalls wichtig für Projektleiter*innen in Inklusionsprojekten.

Nachgefragt bei

Zsuzsanna Majzik und Thomas Kruse, Prozessbegleiter*innen von Kommune Inklusiv

2. Die Projektleitung unterstützen

Prozessbegleiter*innen sind darüber hinaus Ansprechpartner*innen in ganz konkreten Fällen und damit ein Backup“ für die Projektleiter*innen vor Ort: Sie helfen beispielsweise, einen Förderantrag zu schreiben, oder unterstützen beim Formulieren einer Kooperationsvereinbarung.

Projektleiter*innen können sich an sie wenden mit Fragen oder auch mal, um Gedanken und Ideen zur Netzwerkarbeit weiterzuspinnen. Prozessbegleiter*innen sind in diesem Fall Diskussionspartner*innen auf Augenhöhe. Der Austausch kann motivieren, die Kreativität fördern und zu besseren Ergebnissen führen.

3. Partizipation sichern

Bei Kommune Inklusiv arbeitet die Prozessbegleitung gemeinsam mit den Akteur*innen vor Ort daran, dass bei der Planung und Umsetzung der Projekte die Zielgruppen und weitere Bürger*innen beteiligt werden. Partizipation ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Inklusionsprojekte die Situation für die Menschen vor Ort wirklich verbessern.

Mehr darüber lesen Sie im Kapitel „Aktiv für mehr Partizipation

4. Qualifizierte Rückmeldung geben und bei Konflikten vermitteln

Ein großer Vorteil der Prozessbegleitung: Sie hilft mit ihrem Blick von außen. Ein solch möglichst neutraler Blick ist wichtig für Projekte und Netzwerke. Die qualifizierte Rückmeldung von Expert*innen außerhalb des eigenen Netzwerk-Kreises kann beispielsweise gegen „Betriebsblindheit“ helfen.

Die Prozessbegleitung verfolgt keine persönlichen Interessen im Netzwerk und kann dadurch differenzierter auf Strukturen und Prozesse schauen. Im besten Fall sehen die Netzwerkpartner*innen die Prozessbegleitung als objektive Berater*innen von außen an. Gibt es zum Beispiel Unstimmigkeiten darüber, wer für eine Aufgabe zuständig ist, kann die Prozessbegleitung vermitteln. Prozessbegleiter*innen kennen viele Methoden, mit denen sich Schwierigkeiten lösen und die Zusammenarbeit verbessern lassen. Gegebenenfalls können sie Konfliktgespräche auch moderieren.

Claudia Kaube im Weltladen
Zwei Männer stehen an einem Stehtisch und unterhalten sich.

Prozessbegleitung möglich machen

Vielleicht denken Sie, dass Sie sich eine Prozessbegleitung nicht leisten können. Unsere Empfehlung: Planen Sie eine Prozessbegleitung von Beginn an in Ihr Projekt und in Ihr Budget ein.