Projektplan: Übersicht hilft, um ins Tun zu kommen

Eine Frau redet mit einem Mann, zwei weitere Frauen hören dem Gespräch zu. Sie sind in einer Grünanlage der Mann und eine Frau sitzen auf einer Bank.

Die Erfahrungen aus unseren Modellkommunen zeigen: Es ist sehr sinnvoll, wenn Sie Ihre geplanten Maßnahmen in einem Projektplan festhalten. Erstellen Sie für die folgenden drei oder sechs Monate eine Übersicht darüber, was wann an welchem Ort stattfinden soll und wer es organisiert. Sie können auch notieren, welche Ziele Sie mit dem Angebot, der Aktion oder der Veranstaltung erreichen möchten.

So haben Sie schnell im Blick, was ansteht und wer der oder die zuständige Ansprechpartner*in ist. Je genauer Sie Ihre Maßnahmen in einzelne Aktivitäten unterteilen, desto mehr Klarheit bringt das. Und desto leichter wird es Ihnen fallen, ins Tun zu kommen. Beginnen Sie mit einer Aktion, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lässt. Gerade nach einer langen Planungsphase ist das gut, um ehrenamtlich Aktive mitzunehmen. Möglicherweise wollen einige endlich die Ärmel hochkrempeln und loslegen. Wenn Sie für sie eine erste Aktion initiieren, motiviert sie das, dabei zu bleiben.

Einen Vorschlag für einen Projektplan haben wir Ihnen zum Herunterladen und Ausfüllen aufbereitet: "Muster und Vorlage: Maßnahmenplan für Ihr Inklusionsprojekt (PDF)".

Zusatznutzen der Projektübersicht: Besser mit Erwartungen anderer umgehen

Wenn Ihr Projekt in die Umsetzungsphase startet, haben sich viele Erwartungen angesammelt. Netzwerkpartner*innen, Politiker*innen oder Bürger*innen wollen Ideen unterbringen, mitmachen oder suchen Hilfsangebote. Sie können nicht auf alle Wünsche eingehen. Da hilft nur ein gutes Erwartungsmanagement. Die Projektübersicht kann Sie dabei unterstützen.

Wünsche und Ideen können Sie mit einem guten Projektplan schnell und unkompliziert abgleichen. Möglicherweise passt eine neue Idee gut zu einer Ihrer geplanten Maßnahmen. Vielleicht ist sie sogar besser als das, was Sie entwickelt haben.

Falls Sie den Wunsch des Netzwerkpartners oder der Bürgerin nicht erfüllen können, haben Sie mit dem Projektplan eine gute Argumentationshilfe: „Es tut mir leid – wir haben gerade alle Hände voll zu tun, um unsere geplanten Maßnahmen umzusetzen, mehr können wir zurzeit nicht leisten. Vielleicht passt Ihre Idee zu einem späteren Zeitpunkt.“

Erfahrungen aus Schneverdingen und Erlangen

Drei Damen mit Rollstuhl und Rollator lachen und begrüßen sich auf einem Platz

Die Netzwerkkoordinator*innen Oliver Hofmann und Ulrike Schloo aus Schneverdingen und die Koordinator*innen Felicitas Keefer und Ina Fischer aus Erlangen haben gute Erfahrungen mit ihren Projektplänen gemacht.

„Wir versuchen, nichts abzublocken“, sagt Ulrike Schloo. „Wir schauen erst einmal, wie neue Aufgaben parallel zu unserem Plan laufen können. Wenn Ideen dazu kommen, die unser Netzwerk vergrößern, unsere Ziele voranbringen und mehr Inklusionsbewusstsein schaffen, nehmen wir sie an. Dann schauen wir, ob sie möglicherweise wichtiger sind als die 27. Maßnahme von uns.“

Ähnlich organisieren es die Netzwerkkoordinatorinnen aus Erlangen. „Es war ein langer Prozess zu entwickeln, wofür wir stehen und wofür nicht“, sagt Felicitas Keefer. „Unser Jahresplan mit genau definierten Aktivitäten gibt mir mehr innere Ruhe und bringt Klarheit in unser Projektteam.“ Ihr Tipp: einen zeitlichen Puffer einplanen, weil immer etwas Unvorhergesehenes passieren kann. Beispielsweise 80 Prozent der Zeit verplanen, 20 Prozent Puffer lassen. „Es kommen immer neue Themen und Erwartungen auf uns zu“, stellt Keefer fest. „Doch bis jetzt war es immer so, dass die Menschen es verstehen konnten, wenn wir auch einmal etwas ablehnen mussten.“

Die Menschen vor Ort aktivieren

Zwei Frauen machen eine Übung, bei der sie gestikulieren, im Hintergrund sind weitere paarweise Menschen zu sehen, die diese Übung machen.

Hier finden Sie Tipps, wie Sie den Start Ihres inklusiven Projekts öffentlich machen und Menschen vor Ort ansprechen.

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