Projektplan: Übersicht hilft, um ins Tun zu kommen
Die Erfahrungen aus unseren Modellkommunen zeigen: Es ist sehr sinnvoll, wenn Sie Ihre geplanten Maßnahmen in einem Projektplan festhalten. Erstellen Sie für die folgenden drei oder sechs Monate eine Übersicht darüber, was wann an welchem Ort stattfinden soll und wer es organisiert.
So haben Sie schnell im Blick, was ansteht und wer der oder die zuständige Ansprechpartner*in ist. Je genauer Sie Ihre Maßnahmen in einzelne Aktivitäten unterteilen, desto mehr Klarheit gewinnen Sie. Und desto leichter wird es Ihnen fallen, ins Tun zu kommen. Beginnen Sie mit einer Aktion, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lässt. Gerade nach einer langen Planungsphase können Sie so ehrenamtlich Engagierte sofort aktivieren. Möglicherweise wollen einige endlich die Ärmel hochkrempeln und loslegen.
Zusatznutzen der Projektübersicht:
Besser mit Erwartungen anderer umgehen
Wenn Ihr Projekt in die Umsetzungsphase startet, haben sich viele Erwartungen angesammelt. Netzwerkpartner*innen, Politiker*innen oder Bürger*innen wollen Ideen unterbringen, mitmachen oder suchen Hilfsangebote. Sie können nicht auf alle Wünsche eingehen. Da hilft nur ein gutes Erwartungsmanagement. Die Projektübersicht kann Sie dabei unterstützen.
Wünsche und Ideen können Sie mit einem guten Projektplan schnell und unkompliziert abgleichen. Möglicherweise passt eine neue Idee gut zu einer Ihrer geplanten Maßnahmen. Vielleicht ist sie sogar besser als das, was Sie entwickelt haben.
Falls Sie den Wunsch des Netzwerkpartners oder der Bürgerin nicht erfüllen können, haben Sie mit dem Projektplan eine gute Argumentationshilfe: „Es tut mir leid – wir haben gerade alle Hände voll zu tun, um unsere geplanten Maßnahmen umzusetzen, mehr können wir zurzeit nicht leisten. Vielleicht passt Ihre Idee zu einem späteren Zeitpunkt.“
Vorlage für Ihren Projektplan
Erfahrungen aus Schneverdingen und Erlangen
Die Netzwerkkoordinatorin Ulrike Schloo aus Schneverdingen hat gute Erfahrungen mit Projektplänen gemacht. „Wir versuchen, nichts abzublocken“, sagt Ulrike Schloo. „Wir schauen erst einmal, wie neue Aufgaben parallel zu unserem Plan laufen können. Wenn Ideen dazukommen, die unser Netzwerk vergrößern, unsere Ziele voranbringen und mehr Inklusionsbewusstsein schaffen, nehmen wir sie an.“
Ähnlich organisieren es Felicitas Keefer und Ina Fischer aus Erlangen. „Inklusion ist ein vielschichtiges Thema“, sagt Felicitas Keefer, Erlanger Netzwerkkoordinatorin bis 2021. „Für uns ist es ein Prozess, immer wieder neu zu definieren, in welchen wichtigen Bereichen wir aktiv werden wollen – und können. Unser Jahresplan mit festen Meilensteinen bringt Orientierung und Struktur in unsere Arbeit.“ Ihr Tipp: Einen Zeitpuffer einplanen, weil immer etwas Unvorhergesehenes passieren kann. Beispielsweise 80 Prozent der Zeit verplanen, 20 Prozent Puffer lassen.
„Es werden immer neue Themen und Bedarfe an uns herangetragen, auf die wir gern eingehen möchten“, erklärt Keefer. „Dabei stellen wir uns stets die Frage, was wir Koordinatorinnen selbst tun können und an welchen Stellen wir unsere Netzwerkpartner*innen einbeziehen sollten. Außerdem fragen wir uns, wo wir schnell reagieren müssen und wo wir die Zeit haben, eine längerfristige Strategie zu entwickeln.“
