Selbsthilfeverein für Blinde und Sehbehinderte Menschen

Stellenanzeige:
Ehrenamtliche Tätigkeit beim Verband der Blinden und Sehbehinderten Trier e.V. (VBST e. V.) Geschäftsstelle, Margaretengässchen 5, - Trier-City. Gesucht wird eine ehrenamtliche Bürokraft (m/w) bei freier Zeiteinteilung, Heimarbeit möglich, Auslagenersatz wird gezahlt. Allgemeine Aufgaben der Bürokraft: Die Bürokraft oder kaufmännische Fachkraft (m/w) verwaltet das Geschäftsstellen-Büro des VBST e.V. Ihre Verantwortlichkeiten umfassen die Beantwortung von Korrespondenz und Telefonaten, die Organisation und Koordination von Terminen sowie allgemeine administrative Bürotätigkeiten. Sie ist auch für die Repräsentanz des Verband der Blinden und Sehbehinderten e.V. zuständig, Die Bürokraft verwaltet das Geschäftsstellen-Büro des VBST e.V. indem sie: a) Telefonate, Briefe und E-Mails beantwortet und Interessenten oder Geschäftspartner empfängt. b) Sie plant und koordiniert die Termine für ihre Vorgesetzten und bereitet die nötigen Unterlagen vor. c) Zudem recherchiert sie erforderliche Informationen und Daten, bereitet diese auf und leitet sie weiter oder pflegt sie entsprechend ein. d) Außerdem ist eine Bürokraft für die Bestellung, Lagerung und Verteilung von Büromaterialien sowie für die Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten wie Protokollen oder Rechnungen, E-Mail-Bearbeitung, Schriftverkehr und Ablage (Ordner und Digitale Dateiablage) zuständig. e) Mit ihrer Tätigkeit sorgt sie für Ordnung, Übersichtlichkeit und reibungslose Abläufe im Betrieb. f) Serviceleistungen und mit Hilfe bei Veranstaltungen Fachliche Anforderungen: • Ausbildung: Idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Büromanagement) • EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Computern und Drucker, Scanner dem PC, Smartphone, E-Mail, gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und ggfs. Mitgliederverwaltung mit dem Vereins-Software-Programm Linear (ist leicht erlernbar) • Büroorganisation: Vertrautheit mit klassischen Abläufen wie Postbearbeitung, Terminplanung, Ablagemengen und Telefonmanagement. • Sprachkenntnisse: Gutes Deutsch in Wort und Schrift für den Schrift- und Telefonverkehr; Persönliche Anforderungen: • Hohe Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und sehr gute Umgangsformen, auch am Telefon • Disziplinierte, organisierte Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement • Schnelle Auffassungsgabe, Reaktions- und Entscheidungsfähigkeit • Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Loyalität • Belastbarkeit und Flexibilität • Seriöses und gepflegtes Erscheinungsbild • Berufserfahrung einer Bürokraft