Sicherer, schneller, transparenter – das neue Antragssystem der Aktion Mensch

Die Aktion Mensch hat im Sommer ein neues Antragssystem eingeführt, das noch manche Kinderkrankheiten in sich birgt. In der Einführungsphase führte das bei einigen Nutzern zu Problemen. Fachadministratorin Susanne Sevenich erklärt, wie die Startschwierigkeiten behoben werden, warum die Umstellung nötig war und was das neue System besser kann als das alte.

Mit dem neuen Antragssystem der Aktion Mensch wird vieles einfacher.

Frau Sevenich, warum wurde das neue Antragssystem nötig?

Sevenich: Das alte Antragssystem war über zwölf Jahre alt und damit technisch überholt. Mit dem neuen System wollen wir dem Entstehen von Sicherheitslücken vorbeugen. Außerdem haben wir die beiden Systeme zusammengeführt, die wir bisher zur Antragsstellung hatten: das interne System, das die Abteilung Förderung und die Spitzenverbände nutzten, und das externe onlinebasierte System für die Antragsteller und die Landesverbände. Das ist gelungen, wir haben jetzt nur noch ein einziges Onlinetool. Antragsteller, Landesverbände, Spitzenverbände und Aktion Mensch nutzen es gemeinsam. Ein System für alle!

Wie viele Menschen arbeiten denn damit?

Sevenich: Allein bei der Aktion Mensch sind es rund 60 Mitarbeiter aus der Förderung. Hinzu kommen ungefähr 280 Mitarbeiter der Landes- und Spitzenverbände – und insgesamt rund 30.000 Antragsteller.

Was ist grundsätzlich anders als beim Vorgänger?

Sevenich: Beispielsweise die Transparenz. Früher hat jeder nur die Anträge gesehen, die er selber gestellt hat. Jetzt können alle Nutzer einer Organisation alle Anträge ihrer Organisation einsehen. Wir haben auch Möglichkeiten eingebaut, diese Transparenz bei Bedarf aufzuheben. Außerdem können Verbände und Vereine selbst entscheiden, wer für sie im System tätig werden kann und wer nicht.

Auch bei der Prüfung der Antragsteller hat sich etwas verändert. Wieso?

Sevenich: Weil da teilweise doppelte Arbeit entstanden war. Nämlich dann, wenn der Verein XY zum Beispiel einen Antrag im Bereich Ferien stellte und zusätzlich einen anderen Antrag im Investivbereich. Bisher wurde bei jedem Vorgang der Antragsteller neu geprüft – teilweise zum gleichen Zeitpunkt von zwei unterschiedlichen Kollegen. Das ist jetzt anders: Wenn der Antragsteller einmal in verschiedenen Prüfkriterien positiv geprüft ist, gilt diese Bewertung für zwei Jahre für alle seine Anträge. In diesem Zeitraum prüfen wir nicht mehr den Antragsteller, sondern „nur“ noch den Antrag.

Es sind Kinderkrankheiten aufgetreten, zu denen es kritische Rückmeldungen gab. Welche waren das?

Sevenich: Beispielsweise bekamen manche Antragsteller eine Fehlermeldung, wenn sie nach der Bewilligung eine Auszahlung anfordern wollten. Wir sind in engem Austausch mit unseren Antrag annehmenden Verbänden, wie wir die Schwierigkeiten in der Antragsbearbeitung schnell aus dem Weg räumen können. Da sind wir auf einem guten Weg, und wir danken für die Geduld der Kolleginnen und Kollegen.

Wir bitten auch um Verständnis, dass bei einer solch riesigen Datenmenge, der unterschiedlichste Förderregeln aus vielen Jahren zu Grunde liegen, leider nicht immer alles so funktioniert wie es soll. Aber natürlich lassen wir die Antragsteller nicht im Stich. Wir beheben für alle Beteiligten die technischen Fehler in diesem Antrag so schnell wie möglich. Dann schauen wir uns an, ob das Problem auch andere betreffen könnte und reparieren das grundsätzlich. So können wir diese "Kinderkrankheiten" nach und nach abstellen. Wie bei vielen Softwareablösungen durch moderne Systeme muss sich auch bei uns vieles erst noch in der Praxis bewähren.

Wie erklärt es sich, dass es zu den Fehlern kommen konnte?

Sevenich: Wir haben das Antragssystem in verschiedenen Stufen verändert. Für die ersten Stufen, Antragsstellung und Antragsprüfung, hatten wir ausreichend Zeit für unsere Praxistests. Diese Zeit fehlte uns bei den letzten Stufen Auszahlungen und Endabrechnungen. Leider. In den ersten Wochen kamen für Antragsteller und Antragsberater unabsichtlich viele Probleme auf. Hier sind wir inzwischen deutlich besser geworden und dieses Niveau wollen wir auch halten.

Was können Antragsteller machen, wenn es im System hakt?

Sevenich: Es gibt eine Hotline unter 0228 2092-5500. Wegen der vielen Nachfragen war die Hotline in der ersten Zeit häufig überlastet. Ähnlich ist es beim Mailpool. Wir müssen die Antragsteller im Moment leider um Geduld bitten. Ein Tipp: Wenn es kein rein technisches Problem ist, können auch alle anderen Mitarbeiter aus der Förderung weiterhelfen. Zum Beispiel dann, wenn der Antragsteller im neuen System inhaltliche Fragen zur Antragstellung hat.

Welche Angebote gibt es, den Umgang mit dem neuen Programm bekannter zu machen?

Sevenich: Es gibt eine neue Handreichung, die durch Antragsstellung und Auszahlungen führt. Wir erweitern auch die Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) im Netz, damit sie detaillierter helfen und Lösungen leichter zu finden sind. Auch haben wir insgesamt inzwischen die Hilfeseiten erweitert. Wenn Sie im Antragsystem oben neben "Suche" und "Kontakt" auf "Hilfen" klicken, finden Sie sowohl die Handreichungen als auch die FAQs und weiterführende Informationen.

Wann wird das Antragssystem die Kinderkrankheiten überstanden haben?

Sevenich: Wir gehen davon aus, bis Ende des Jahres. Wir verbessern das System kontinuierlich. Jetzt gerade beheben wir auftretende Fehler, überlegen aber auch schon, wie wir das Programm weiter optimieren können - vor allem im Hinblick auf Auszahlungen und die Vereinfachung von Prozessen. Das ist eine andauernde Weiterentwicklung. Wir bleiben dran!

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