Projekt- und Finanzierungskonzept erarbeiten

Wofür Sie Geld und andere Ressourcen einplanen sollten

Eine Gruppe von fünf Personen unterschiedlichen Alters, darunter eine Frau im Rollstuhl, stehen auf einem öffentlichen Platz

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür, aus Ihrer Idee eine detaillierte Projektbeschreibung zu entwickeln. Auf Grundlage dieses ausführlichen Projektkonzepts können Sie planen, wie Sie Ihr Vorhaben am besten finanzieren.

Nach dem ersten Kontakt mit einer Förderorganisation sollten Sie unter anderem klären:

  • Wie viele Eigenmittel müssen Sie einbringen?
  • Können Sie sich das leisten?
  • Gehen alle Verantwortlichen in Ihrer Organisation da mit?
  • Für welche Posten (Personal, Angebote für die Zielgruppe, Veranstaltungen) sollten Sie wie viel Geld einplanen - und woher kommt es?

Erarbeiten Sie ein Finanzierungskonzept. Am meisten Geld sollten Sie für feste Mitarbeiter*innen einplanen. Auch die Honorare für Dienstleister*innen wie Moderator*innen oder Referent*innen sind ein großer Posten.

Unsere Erfahrungen bei Kommune Inklusiv haben gezeigt: Es ist sinnvoll, folgende Aspekte in Ihrem Finanzierungskonzept zu berücksichtigen:

  • Prozessbegleitung: Prozessbegleiter*innen bringen den wertvollen Blick von außen ein, unterstützen die Projektleitung und können bei Konflikten vermitteln. Mehr dazu, weshalb eine Prozessbegleitung ein Gewinn für Ihr Projekt ist, lesen Sie unter „Rolle der Prozessbegleitung“.
  • Öffentlichkeitsarbeit: Dazu gehören beispielsweise die Erstellung und Pflege von Internetseiten und Social-Media-Kanälen, die Herstellung von Infomaterial – auch in Einfacher und Leichter Sprache – und Honorare für Fotograf*innen oder Filmemacher*innen. Warum Öffentlichkeitsarbeit wichtig ist, erfahren Sie unter „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit organisieren“.
  • Moderation: Größere Veranstaltungen mit viel Publikum sollten professionell moderiert sein. Externe Moderator*innen können auch sinnvoll sein, um Konflikte im Projektteam oder im Netzwerk zu lösen. Außerdem brauchen verschiedene Partizipationsmethoden eine Moderation.
  • Barrierefreiheit: Planen Sie Geld ein für Übersetzer*innen und Gebärdensprach-Dolmetscher*innen, für Infomaterial in Braille-Schrift, für Induktionsschleifen und mobile Rampen.
  • Professionalisierung und Qualifizierung: In Fortbildungen, Seminaren und Workshops erweitern Projektleitung, Projektmitarbeiter*innen und Netzwerkpartner*innen ihre Fähigkeiten und ihr Wissen. Beispielsweise zu den Themen Netzwerkaufbau, Partizipation oder Projektmanagement. Planen Sie Seminar- und Fahrtkosten ein. Welche Qualifizierungen die Aktion Mensch für inklusive Netzwerkprojekte anbietet, erfahren Sie unter „Durch Qualifizierung Inklusionsprofi werden“.
  • Vernetzungs- und Diskussionsrunden: Netzwerktreffen, Sitzungen von Arbeitsgruppen und Steuerungsgremien oder Podiumsdiskussionen kosten Geld und brauchen Ressourcen. Mehr dazu lesen Sie unter „Ein inklusives Netzwerk aufbauen“ und „Erfolgreich zusammenarbeiten“.

Legen Sie fest, wer sich um die Finanzierung kümmert

Icon einer Glühbirne

Halten Sie in Ihrem Konzept fest, wer für das Thema Finanzierung in Ihrem Projekt zuständig ist. Wer recherchiert Fördermöglichkeiten und wirbt Fördermittel ein? Wer verwaltet das Geld? Wer schaut im Team und im Netzwerk, welche Ressourcen – Personal, Räume, Kontakte – zur Verfügung stehen? Bei Kommune Inklusiv kümmern sich vor allem die Netzwerkkoordinator*innen darum, zum Teil unterstützt von der Prozessbegleitung.

Planen Sie für diese Aufgaben auf jeden Fall ausreichend Arbeitszeit ein. Sie können auch in einem Projektplan festhalten, wer bis wann welche Fördermöglichkeit recherchiert und wer welche Geldgeber*innen angesprochen haben soll. Eine Vorlage für einen Maßnahmenplan können Sie hier herunterladen.

Was Sie beim Antragstellen beachten sollten

Portraitbild: Ein Mann mit blauem Shirt

Ein Fördermittel-Antrag ist eine Bewerbung: Ihre Organisation bewirbt sich um finanzielle Unterstützung. Wie bei der Bewerbung um einen Job ist es deshalb wichtig, dass Ihr Antrag zeigt: Sie sind kompetent, Sie wissen, was Sie wollen, und Sie wissen, was die Geldgeber*innen wollen. Ihr Antrag sollte zur Ausschreibung und zu den Förderbedingungen passen.

Am besten bestimmen Sie eine Person aus Ihrer Organisation, die für die Erstellung des Antrags zuständig ist und den Überblick behält. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie alle benötigten Unterlagen in aktueller Form haben. Das können Satzungen, Bestätigungen über Zuschüsse anderer Geldgeber*innen oder Entwürfe von Kooperationsvereinbarungen sein.

Manchmal empfiehlt es sich, sich für die Antragstellung Unterstützung von außen zu holen. Es gibt Unternehmen und selbstständige Berater*innen, die Ihnen bei dieser wichtigen Aufgabe helfen können. Sie stellen beispielsweise sicher, dass Sie in Ihrem Antrag keinen Formfehler machen. Formfehler können sein: Sie halten eine Frist nicht ein, Sie schicken ein wichtiges Dokument nicht mit, Ihnen fehlt eine Unterschrift.

Informieren Sie sich, ob die Förderorganisation die Kosten für eine externe Beratung übernimmt. In den meisten Fällen werden Sie sie selbst zahlen müssen. Doch es kann sich lohnen – vor allem bei größeren und komplizierteren Anträgen. 

Nach den Erfahrungen von Stefan Burkhardt, Beratung und Begleitung Sozialer Arbeit, lehnen Geldgeber*innen Anträge unter anderem aus folgenden Gründen oft ab:

  • Ihre Organisation ist nicht förderfähig.
  • Sie haben eine Zielgruppe gewählt, die die Geldgeber*innen nicht fördern.
  • Sie wollen Ihr Projekt in einer Region starten, die nicht im Fördergebiet liegt. So fördern beispielsweise Landesstiftungen in erster Linie Projekte im eigenen Bundesland. 
  • Ihr Antrag ist formal nicht vollständig.
  • Sie reichen Ihren Antrag zu spät ein.
  • Sie haben mit Ihrem Vorhaben begonnen, bevor Sie den Antrag gestellt haben.
  • Sie wollen ein laufendes Projekt fördern lassen. Das machen nur einzelne Förderorganisationen.
  • Sie wollen Aktivitäten fördern lassen, die ein bestehendes Projekt erweitern, die aber kein neues Projekt sind. Auch das machen nur einzelne Förderorganisationen.
  • Sie wollen Betriebskosten fördern lassen, beispielsweise Stromkosten oder Miete für bestehende Räume, die Ihnen Projektpartner*innen wie die Kommunalverwaltung zur Verfügung stellen. Kaltmieten für Räume wiederum, die Sie speziell für Ihr Projekt neu anmieten, werden üblicherweise gefördert.
  • Sie wollen Kosten fördern lassen, die staatliche Pflichtaufgaben sind: zum Beispiel Assistenz- und Pflegekosten auf Freizeiten für Menschen mit Behinderung.

Diese Liste zeigt: Es ist wichtig, dass Sie die Förderbedingungen kennen. Lesen Sie sie also sehr genau. Lassen Sie sich zusätzlich von den Mitarbeiter*innen der Förderorganisationen beraten, stellen Sie Fragen. Selbst wenn die Förderbedingungen es nicht vorsehen, dass eine bestimmte Aktivität gefördert wird: Möglicherweise finden Sie gemeinsam doch eine Lösung. 

Kontakte, Wissen, Räume - schauen Sie, was Sie bereits haben

Zu einer erfolgreichen Planung gehört auch: Schauen Sie, was Sie in Ihrer Organisation, in Ihrem Netzwerk und bei sich vor Ort an Ressourcen haben. Welche Menschen können welche Aufgaben übernehmen? Wer hat welche Kontakte? Wer kann Fahrzeuge oder Material wie Beamer, Laptops und Flipcharts zur Verfügung stellen? Bietet ein*e Netzwerkpartner*in wie die Volkshochschule Ihnen kostenlos Räume an? Können Sie und Ihr Team an kostenlosen Fortbildungen teilnehmen, beispielsweise an Seminaren von Stiftungen, Vereinen oder Förderorganisationen wie der Aktion Mensch?

So fördert die Aktion Mensch

Eine inklusive Gruppe von Menschen sitzt draußen im Grünen und unterhält sich

Die Aktion Mensch fördert kleinere und größere Inklusionsprojekte in Ihrer Kommune in allen Phasen. Wie Sie die passende Förderung finden, lesen Sie auf der folgenden Seite.

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